Ébauche de requête

Le mode Ébauche de requête permet de créer et d'éditer une requête de base de données.

Pour accéder à cette commande...

Dans une fenêtre de fichier de base de données, cliquez sur l'icône Requêtes, puis cliquez sur Édition - Éditer.


note

La plupart des bases de données utilisent des requêtes pour filtrer ou trier les tables de base de données, ou bien pour afficher les enregistrements à l'écran. Les vues offrent les mêmes fonctionnalités que les requêtes, mais côté serveur. Si votre base de données se trouve sur un serveur qui prend en charge les vues, vous pouvez utiliser ces dernières pour filtrer les enregistrements stockés sur le serveur et accélérer le temps d'affichage.


note

Sélectionner la commande Créer une vue dans l'onglet Tables d'un document de base de données permet d'afficher la fenêtre Ébauche de vue, similaire à la fenêtre Ébauche de requête décrite ici.


La mise en page de la fenêtre Ébauche de requête est enregistrée avec une requête créée mais ne peut pas être enregistrée avec une vue créée.

Mode Ébauche

Pour créer une requête, cliquez sur l'icône Requêtes dans un document de base de données, puis sur Créer une requête en mode Ébauche.

En mode Ébauche, vous pouvez définir la requête dans le volet inférieur de la fenêtre. Pour définir une requête, spécifiez les noms des champs de la base de données que vous souhaitez inclure, ainsi que les critères d'affichage des champs. Pour réorganiser les colonnes dans l'espace inférieur de la fenêtre du mode Ébauche, faites glisser un en-tête de colonne vers un autre endroit, ou sélectionnez la colonne et appuyez sur +touche fléchée.

Les icônes des barres Ébauche de requête et Ébauche s'affichent en haut de la fenêtre du mode Ébauche de requête.

Si vous souhaitez tester une requête, double-cliquez sur le nom de la requête dans le document de base de données. Le résultat de la requête s'affiche dans une table similaire à la vue des sources de données. Remarque : la table affichée est temporaire.

Touches en mode Ébauche de requête

Touche

Fonction

F4

Aperçu

F5

Exécuter la requête

F7

Ajouter une table ou une requête


Parcourir

Lorsque vous ouvrez l'ébauche de requête pour la première fois, vous voyez une boîte de dialogue dans laquelle vous devez d'abord sélectionner la table ou la requête qui sera la base de votre nouvelle requête.

Double-cliquez sur les champs à ajouter à la requête. Définissez des relations par glisser-déposer.

note

Lorsque vous concevez une requête, vous ne pouvez pas modifier les tables sélectionnées.


Supprimer des tables

Pour supprimer une table de la fenêtre d'ébauche, cliquez sur le bord supérieur de la fenêtre des tables, activez le menu contextuel et sélectionnez la commande Supprimer. Vous pouvez également utiliser la touche Suppr.

Déplacer une table et modifier la taille de la table

Vous pouvez organiser les tables à votre gré et en modifier la taille. Pour déplacer une table, cliquez sur le bord supérieur et faites-la glisser jusqu'à la position voulue. Pour agrandir ou réduire l'affichage, faites glisser un bord ou un angle de la table.

Relations de table

S'il y a des relations de données entre un nom de champ dans une table et un nom de champ dans une autre table, vous pouvez utiliser ces relations dans votre requête.

Si, par exemple, vous disposez d'une feuille de calcul pour les articles identifiés par un numéro d'article et d'une feuille de calcul pour les clients dans laquelle vous enregistrez tous les articles qu'un client commande à l'aide des numéros d'article correspondants, une relation est alors établie entre les deux champs de données "numéro d'article". Si maintenant vous souhaitez créer une requête renvoyant tous les articles qu'un client a commandés, vous devez récupérer les données des deux feuilles de calcul. Pour cela, vous devez spécifier à LibreOffice la relation existant entre les données des deux feuilles de calcul.

Pour ce faire, cliquez sur un nom de champ de données d'une table (par exemple le champ "Numéro d'article" de la table Clients) et, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, faites-le glisser jusqu'au nom de champ de données de l'autre table ("Numéro d'article" de la table Articles). Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, un trait qui reliant les deux champs entre les deux fenêtres apparaît. La condition correspondante, à savoir que le contenu des deux champs de données doit être identique, est entrée dans la requête SQL résultante.

La création d'une requête basée sur plusieurs feuilles liées n'est possible que si vous utilisez LibreOffice en tant qu'interface pour une base de données relationnelle.

note

Vous ne pouvez pas accéder aux tables de plusieurs bases de données dans une requête. Les requêtes impliquant plusieurs tables ne peuvent être créées que dans une seule base de données.


Indiquer le type de relation

Si vous double-cliquez sur la ligne reliant deux champs liés ou si vous activez la commande de menu Insérer - Nouvelle relation, vous pouvez spécifier le type de relation dans la boîte de dialogue Relations.

Vous pouvez également appuyer sur la touche Tabulation jusqu'à ce que la ligne de jointure soit sélectionnée. Appuyez ensuite sur Maj+F10 pour afficher le menu contextuel et choisissez la commande Éditer. Certaines bases de données ne prennent en charge qu'un sous-ensemble des types de jointure possibles.

Supprimer les relations

Pour supprimer une relation entre deux tables, cliquez sur la ligne de connexion puis appuyez sur la touche Suppr.

Vous pouvez également supprimer les entrées respectives dans la zone Champs utilisés de la boîte de dialogue Relations. Vous pouvez aussi appuyer sur la touche Tabulation jusqu'à ce que le vecteur de connexion soit mis en évidence, puis appuyer sur Maj+F10 pour ouvrir le menu contextuel et sélectionner la commande Supprimer.

Définir la requête

Sélectionnez les conditions pour définir votre requête. Toutes les colonnes de la table d'ébauche acceptent des champs de données pour les requêtes. Les conditions d'une ligne donnée sont liées par un ET logique.

Indiquer les noms de champ

Sélectionnez d'abord tous les noms de champ dans les tables devant être ajoutées à la requête. Pour ce faire, vous pouvez effectuer un glisser-déposer ou double-cliquer sur un nom de champ dans la fenêtre de la table. Avec la méthode glisser-déposer, utilisez la souris pour amener un nom de champ depuis la fenêtre de table jusqu'à la zone inférieure de l'ébauche de requête. Ce faisant, vous pouvez décider dans quelle colonne vous souhaitez ajouter le champ. Un nom de champ peut aussi être sélectionné en double-cliquant dessus. Il est alors ajouté à la prochaine colonne libre dans la fenêtre d'ébauche de requête.

Supprimer les noms de champ

Pour supprimer un nom de champ de la requête, cliquez sur l'en-tête de la colonne du champ, puis choisissez la commande Supprimer dans le menu contextuel de la colonne.

Enregistrer la requête

Utilisez l'icône Enregistrer de la barre d'outils Standard pour enregistrer la requête. Une boîte de dialogue vous invite à attribuer un nom à la requête. Si la base de données prend en charge les schémas, vous pouvez également entrer un nom de schéma.

Schéma

Saisissez le nom du schéma qui est assigné à la requête ou à la vue de table.

Nom de la requête ou de la vue de table

Saisissez le nom de la requête ou de la vue de table.

Filtrer les données

Pour filtrer les données de la requête, définissez les critères souhaités dans la zone inférieure de la fenêtre d'ébauche de requête. Les options suivantes sont disponibles :

Champ

Saisissez le nom du champ de données auquel vous avez fait référence dans la requête. Tous les réglages effectués dans les lignes d'options de filtrage se rapportent à ce champ. Si vous activez une cellule ici d'un clic de souris, vous verrez un bouton flèche permettant de sélectionner un champ. L'option « Nom de la table.* » sélectionne tous les champs de données avec pour effet que les critères spécifiés seront appliqués à tous les champs de la table.

Alias

Indique un alias. Cet alias sera listé dans la requête au lieu du nom de champ. Cela permet d'utiliser des étiquettes de colonne personnalisées. Par exemple, si le champ de données est nommé PtNo et qu'à la place vous souhaitez voir apparaître "Numéro de référence" dans la requête, saisissez "Numéro de référence" en tant qu'alias.

Dans une instruction SQL, les alias se définissent comme suit :

SELECT column AS alias FROM table.

Par exemple :

SELECT "PtNo" AS "Numéro de référence" FROM "Articles"

Table

La table de base de données correspondante du champ de données sélectionné est listée ici. Si vous activez une cellule à l'aide d'un clic de souris, une flèche apparaîtra qui vous permettra de sélectionner une autre table pour la requête active.

Trier

Si vous cliquez sur cette cellule, vous pouvez choisir parmi les options de tri suivantes : croissant, décroissant et non trié. Les champs de texte seront triés par ordre alphabétique et les champs numériques par ordre numérique. Pour la plupart des bases de données, les administrateurs peuvent paramétrer les options de tri au niveau de la base de données.

Visible

If you mark the Visible property for a data field, that field will be visibly displayed in the resulting query. If you are only using a data field to formulate a condition or make a calculation, you do not necessarily need to display it.

Criteria

Specifies a first criteria by which the content of the data field is to be filtered.

or

Here you can enter one additional filter criterion for each line. Multiple criteria in a single column will be interpreted as boolean OR.

You can also use the context menu of the line headers in the lower area of the query design window to insert a filter based on a function:

Functions

The functions which are available here depend on those provided by the database engine.

If you are working with the embedded HSQL database, the list box in the Function row offers you the following options:

Option

SQL

Effect

No function

No function will be executed.

Average

AVG

Calculates the arithmetic mean of a field.

Count

COUNT

Determines the number of records in the table. Empty fields can either be counted (a) or excluded (b).

a) COUNT(*): Passing an asterisk as the argument counts all records in the table.

b) COUNT(column): Passing a field name as an argument counts only the records in which the specified field contains a value. Records in which the field has a Null value (i.e. contains no textual or numeric value) will not be counted.

Maximum

MAX

Determines the highest value of a record for that field.

Minimum

MIN

Determines the lowest value of a record for that field.

Sum

SUM

Calculates the sum of the values of records for the associated fields.

Group

GROUP BY

Groups query data according to the selected field name. Functions are executed according to the specified groups. In SQL, this option corresponds to the GROUP BY clause. If a criterion is added, this entry appears in the SQL HAVING sub-clause.


You can also enter function calls directly into the SQL statement. The syntax is:

SELECT FUNCTION(column) FROM table.

For example, the function call in SQL for calculating a sum is:

SELECT SUM("Price") FROM "Article".

Except for the Group function, the above functions are called Aggregate functions. These are functions that calculate data to create summaries from the results. Additional functions that are not listed in the list box might be also possible. These depend on the specific database engine in use and on the current functionality provided by the Base driver used to connect to that database engine.

To use other functions not listed in the list box, you must enter them manually under Field.

You can also assign aliases to function calls. If you do not want to display the query string in the column header, enter a desired substitute name under Alias.

The corresponding function in an SQL statement is:

SELECT FUNCTION() AS alias FROM table

Example:

SELECT COUNT(*) AS count FROM "Item"

note

If you run such a function, you cannot insert any additional columns for the query other than as an argument in a "Group" function.


Examples

In the following example, a query is run through two tables: an "Item" table with the "Item_No" field and a "Suppliers" table with the "Supplier_Name" field. In addition, both tables have a common field name "Supplier_No."

The following steps are required to create a query containing all suppliers who deliver more than three items.

  1. Insert the "Item" and "Suppliers" tables into the query design.

  2. Link the "Supplier_No" fields of the two tables if there is not already a relation of this type.

  3. Double-click on the "Item_No" field from the "Item" table. Display the Function line using the context menu and select the Count function.

  4. Enter >3 as a criterion and disable the Visible field.

  5. Double-click the "Supplier_Name" field in the "Suppliers" table and choose the Group function.

  6. Run the query.

If the "price" (for the individual price of an article) and "Supplier_No" (for the supplier of the article) fields exist in the "Item" table, you can obtain the average price of the item that a supplier provides with the following query:

  1. Insert the "Item" table into the query design.

  2. Double-click the "Price" and "Supplier_No" fields.

  3. Enable the Function line and select the Average function from the "Price" field.

  4. You can also enter "Average" in the line for the alias name (without quotation marks).

  5. Choose Group for the "Supplier_No" field.

  6. Run the query.

The following context menu commands and symbols are available:

Functions

Shows or hides a row for the selection of functions.

Table Name

Shows or hides the row for the table name.

Alias Name

Shows or hides the row for the alias name.

Distinct Values

Retrieves only distinct values from the query. This applies to multiple records that might contain several repeating occurrences of data in the selected fields. If the Distinct Values command is active, you should only see one record in the query (DISTINCT). Otherwise, you will see all records corresponding to the query criteria (ALL).

For example, if the name "Smith" occurs several times in your address database, you can choose the Distinct Values command to specify in the query that the name "Smith" will occur only once.

For a query involving several fields, the combination of values from all fields must be unique so that the result can be formed from a specific record. For example, you have "Smith in Chicago" once in your address book and "Smith in London" twice. With the Distinct Values command, the query will use the two fields "last name" and "city" and return the query result "Smith in Chicago" once and "Smith in London" once.

In SQL, this command corresponds to the DISTINCT predicate.

Limit

Allows you to limit the maximum number of records returned by a query.

If a Limit construction is added, you will get at most as many rows as the number you specify. Otherwise, you will see all records corresponding to the query criteria.

Formulating filter conditions

When formulating filter conditions, various operators and commands are available to you. Apart from the relational operators, there are SQL-specific commands that query the content of database fields. If you use these commands in the LibreOffice syntax, LibreOffice automatically converts these into the corresponding SQL syntax via an internal parser. You can also enter the SQL command directly and bypass the internal parser. The following tables give an overview of the operators and commands:

Operator

Meaning

Condition is satisfied if...

=

equal to

... the content of the field is identical to the indicated expression.

The operator = will not be displayed in the query fields. If you enter a value without any operator, the = operator is automatically assumed.

<>

not equal to

... the content of the field does not correspond to the specified expression.

>

greater than

... the content of the field is greater than the specified expression.

<

less than

... the content of the field is less than the specified expression.

>=

greater than or equal to

... the content of the field is greater than or equal to the specified expression.

<=

less than or equal to

... the content of the field is less than or equal to the specified expression.


LibreOffice command

SQL command

Meaning

Condition is satisfied if...

IS EMPTY

IS NULL

is null

... the field contains no data. For Yes/No fields with three possible states, this command automatically queries the undetermined state (neither Yes nor No).

IS NOT EMPTY

IS NOT NULL

is not empty

... the field is not empty, i.e it contains data.

LIKE

placeholder (*) for any number of characters

placeholder (?) for exactly one character

LIKE

placeholder (%) for any number of characters

Placeholder (_) for exactly one character

is an element of

... the data field contains the indicated expression. The (*) placeholder indicates whether the expression x occurs at the beginning of (x*), at the end of (*x) or inside the field content (*x*). You can enter as a placeholder in SQL queries either the SQL % character or the familiar (*) file system placeholder in the LibreOffice interface.

The (*) or (%) placeholder stands for any number of characters. The question mark (?) in the LibreOffice interface or the underscore (_) in SQL queries is used to represent exactly one character.

NOT LIKE

NOT LIKE

Is not an element of

... the field does not contain data having the specified expression.

BETWEEN x AND y

BETWEEN x AND y

falls within the interval [x,y]

... the field contains a data value that lies between the two values x and y.

NOT BETWEEN x AND y

NOT BETWEEN x AND y

Does not fall within the interval [x,y]

... the field contains a data value that does not lie between the two values x and y.

IN (a; b; c...)

Note that semicolons are used as separators in all value lists!

IN (a, b, c...)

contains a, b, c...

... the field name contains one of the specified expressions a, b, c,... Any number of expressions can be specified, and the result of the query is determined by a boolean OR operator. The expressions a, b, c... can be either numbers or characters

NOT IN (a; b; c...)

NOT IN (a, b, c...)

does not contain a, b, c...

... the field does not contain one of the specified expressions a, b, c,...

= TRUE

= TRUE

has the value True

... the field name has the value True.

= FALSE

= FALSE

has the value false

... the field data value is set to false.


Examples

='Ms.'

returns field names with the field content "Ms."

<'2001-01-10'

returns dates that occurred before January 10, 2001

LIKE 'g?ve'

returns records with field content such as "give" and "gave".

LIKE 'S*'

returns records with field contents such as "Sun".

BETWEEN 10 AND 20

returns records with field content between the values 10 and 20. (The fields can be either text fields or number fields).

IN (1; 3; 5; 7)

returns records with the values 1, 3, 5, 7. If the field name contains an item number, for example, you can create a query that returns the item having the specified number.

NOT IN ('Smith')

returns records that do not contain "Smith".


Like Escape Sequence: {escape 'escape-character'}

Example: select * from Item where ItemName like 'The *%' {escape '*'}

The example will give you all of the entries where the item name begins with 'The *'. This means that you can also search for characters that would otherwise be interpreted as placeholders, such as *, ?, _, % or the period.

Outer Join Escape Sequence: {oj outer-join}

Example: select Article.* from {oj item LEFT OUTER JOIN orders ON item.no=orders.ANR}

Querying text fields

To query the content of a text field, you must put the expression between single quotes. The distinction between uppercase and lowercase letters depends on the database in use. LIKE, by definition, is case-sensitive (though some databases don't interpret this strictly).

Querying date fields

Date fields are represented as #Date# to clearly identify them as dates. Date, time and date/time constants (literals) used in conditions can be of either the SQL Escape Syntax type, or default SQL2 syntax.

Date Type Element

SQL Escape syntax #1 - may be obsolete

SQL Escape syntax #2

SQL2 syntax

Date

{D'YYYY-MM-DD'}

{d 'YYYY-MM-DD'}

'YYYY-MM-DD'

Time

{D'HH:MM:SS'}

{t 'HH:MI:SS[.SS]'}

'HH:MI:SS[.SS]'

DateTime

{D'YYYY-MM-DD HH:MM:SS'}

{ts 'YYYY-MM-DD HH:MI:SS[.SS]'}

'YYYY-MM-DD HH:MI:SS[.SS]'


Example: select {d '1999-12-31'} from world.years

Example: select * from mytable where years='1999-12-31'

All date expressions (date literals) must be enclosed with single quotation marks. (Consult the reference for the particular database and connector you are using for more details.)

Querying Yes/No fields

To query Yes/No fields, use the following syntax for dBASE tables:

Status

Query criterion

Example

Yes

for dBASE tables: not equal to any given value

=1 returns all records where the Yes/No field has the status "Yes" or "On" (selected in black),

No

.

=0 returns all records for which the Yes/No field has the status "No" or "Off" (no selection).

Null

IS NULL

IS NULL returns all records for which the Yes/No field has neither of the states Yes or No (selected in gray).


note

The syntax depends on the database system used. You should also note that Yes/No fields can be defined differently (only 2 states instead of 3).


Parameter queries

Parameter queries allow the user to input values at run-time. These values are used within the criteria for selecting the records to be displayed. Each such value has a parameter name associated with it, which is used to prompt the user when the query is run.

Parameter names are preceded by a colon in both the Design and SQL views of a query. This can be used wherever a value can appear. If the same value is to appear more than once in the query, the same parameter name is used.

In the simplest case, where the user enters a value which is matched for equality, the parameter name with its preceding colon is simply entered in the Criterion row. In SQL mode this should be typed as WHERE "Field" = :Parameter_name

warning

Parameter names may not contain any of the characters <space>`!"$%^*()+={}[]@'~#<>?/,. They may not be the same as field names or SQL reserved words. They may be the same as aliases.


tip

A useful construction for selecting records based on parts of a text field's content is to add a hidden column with "LIKE '%' || :Part_of_field || '%'" as the criterion. This will select records with an exact match. If a case-insensitive test is wanted, one solution is to use LOWER (Field_Name) as the field and LIKE LOWER ( '%' || :Part_of_field || '%' ) as the criterion. Note that the spaces in the criterion are important; if they are left out the SQL parser interprets the entire criterion as a string to be matched. In SQL mode this should be typed as LOWER ( "Field_Name" ) LIKE LOWER ( '%' || :Part_of_field || '%' ).


Parameter queries may be used as the data source for subforms, to allow the user to restrict the displayed records.

Parameter Input

The Parameter Input dialog asks the user to enter the parameter values. Enter a value for each query parameter and confirm by clicking OK or typing Enter.

The values entered by the user may consist of any characters which are allowable for the SQL for the relevant criterion; this may depend on the underlying database system.

tip

The user can use the SQL wild-card characters "%" (arbitrary string) or "_" (arbitrary single character) as part of the value to retrieve records with more complex criteria.


SQL Mode

SQL stands for "Structured Query Language" and describes instructions for updating and administering relational databases.

In LibreOffice you do not need any knowledge of SQL for most queries, since you do not have to enter the SQL code. If you create a query in the query designer, LibreOffice automatically converts your instructions into the corresponding SQL syntax. If, with the help of the Switch Design View On/Off button, you change to the SQL view, you can see the SQL commands for a query that has already been created.

You can formulate your query directly in SQL code. Note, however, that the special syntax is dependent upon the database system that you use.

If you enter the SQL code manually, you can create SQL-specific queries that are not supported by the graphical interface in the Query designer. These queries must be executed in native SQL mode.

By clicking the Run SQL command directly icon in the SQL view, you can formulate a query that is not processed by LibreOffice and sent directly to the database engine.